Checklist da terceirização: guia gratuito

Este guia é para quem contrata ou acompanha uma empresa prestadora de serviços: gestores de RH, facilities, compras e logística e donos de empresa. Ele reúne, em forma de checklist, o que a contratante confere em cada fase do contrato, da escolha da prestadora ao encerramento. Use-o como roteiro: marque cada item, guarde os documentos que comprovam a conferência e leve ao jurídico o que não estiver claro. Ao lado de cada item está a base legal, com a norma e o artigo, para consulta no texto oficial.

Por que conferir

Na terceirização regular, a prestadora é a empregadora: pela Lei 6.019/1974, art. 4º-A, § 1º, ela contrata, remunera e dirige o trabalho da equipe. A contratante não é empregadora dos terceirizados, mas o art. 5º-A, § 5º, da mesma lei a torna subsidiariamente responsável pelas obrigações trabalhistas referentes ao período em que o serviço foi prestado. Na prática, se a prestadora deixa de pagar, a contratante pode ser chamada a pagar.

A Súmula 331 do Tribunal Superior do Trabalho (TST) liga essa responsabilidade ao inadimplemento do empregador (item IV) e diz que ela abrange todas as verbas da condenação referentes ao período da prestação (item VI). Na ADPF 324, o Supremo Tribunal Federal (STF) fixou que compete à contratante verificar a idoneidade e a capacidade econômica da terceirizada e responder subsidiariamente pelas normas trabalhistas e pelas obrigações previdenciárias.

A responsabilidade subsidiária vale em qualquer terceirização. Conferir não muda o que a lei diz: serve para acompanhar o contrato mês a mês e agir cedo se algo sair do trilho. E fiscalizar não é gerir a equipe, que continua dirigida pela prestadora.

Antes de assinar

Prova de inscrição da prestadora no CNPJ (Lei 6.019/1974, art. 4º-B, I)
Registro na Junta Comercial (Lei 6.019/1974, art. 4º-B, II)
Capital social compatível com o número de empregados, nas faixas fixadas pela lei (Lei 6.019/1974, art. 4º-B, III)
Idoneidade e capacidade econômica compatível com o serviço contratado (Lei 6.019/1974, art. 4º-A; STF, ADPF 324)
Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT) emitida: é gratuita, eletrônica e vale por 180 dias (CLT, art. 642-A)
Certidão de débitos federais e da Dívida Ativa da União, certidões estadual e municipal e Certificado de Regularidade do FGTS (CRF), como referência (IN SEGES/MP nº 5/2017)
Nenhum sócio ou titular da prestadora trabalhou para a contratante nos últimos 18 meses, como empregado ou sem vínculo, salvo se aposentado (Lei 6.019/1974, art. 5º-C)
Lista dos ex-empregados demitidos nos últimos 18 meses, com a data de cada demissão, entregue à prestadora para que não sejam alocados no contrato (Lei 6.019/1974, art. 5º-D)
Contrato com qualificação das partes, especificação do serviço, prazo, quando for o caso, e valor (Lei 6.019/1974, art. 5º-B)
Descrição das atividades da equipe no contrato, para que ela fique só na função contratada (Lei 6.019/1974, art. 5º-A, § 1º)
Cláusula com os documentos que a prestadora vai apresentar, a frequência e o formato, porque a conferência mensal decorre da responsabilidade subsidiária (Lei 6.019/1974, art. 5º-A, § 5º)
Cláusula sobre como a prestadora vai observar a quarentena de 18 meses (Lei 6.019/1974, arts. 5º-B, 5º-C e 5º-D)
Plano de cobertura escrito: quem cobre faltas, férias e afastamentos, em quanto tempo e como isso é comprovado, já que a reposição cabe à prestadora, que é a empregadora (Lei 6.019/1974, art. 4º-A, § 1º)
Divisão escrita da segurança: a contratante cuida das condições do local e a prestadora fornece o treinamento quando a atividade exigir (Lei 6.019/1974, art. 5º-A, § 3º, e art. 4º-C, I, "d")
Se o escopo pedir vigilância patrimonial ou uso de arma, a contratação é de segurança privada, com empresa autorizada pela Polícia Federal (Lei 14.967/2024, arts. 4º e 5º, I)
Contrato lido pelo jurídico, porque uma cláusula pode tornar a contratante devedora solidária, além do que a lei prevê (Código Civil, art. 265)

No primeiro mês

Relação nominal da equipe com nome, função, horário do posto e documento de identificação, atualizada a cada admissão, substituição ou desligamento (IN SEGES/MP nº 5/2017, Anexo VIII-B, como referência)
Registro de todos os profissionais alocados, em livro, ficha ou sistema eletrônico (CLT, art. 41)
Função registrada de cada profissional igual à função descrita no contrato (Lei 6.019/1974, art. 5º-A, § 1º)
Exames admissionais feitos por conta do empregador (CLT, art. 168)
Nenhum profissional alocado foi demitido pela contratante há menos de 18 meses (Lei 6.019/1974, art. 5º-D)
PGR da contratante com medidas de prevenção para a contratada ou, se forem usados os programas dela, inventário de riscos e plano de ação das atividades contratadas entregues (NR-1, item 1.5.8)
Registros de treinamento da equipe, quando a atividade exigir (Lei 6.019/1974, art. 4º-C, I, "d")
Operadores de empilhadeira com treinamento específico dado pela empresa, habilitados e com cartão de identificação com nome e foto, válido por 1 ano (NR 11, itens 11.1.5, 11.1.6 e 11.1.6.1)
Orientação sobre métodos de levantamento, carregamento e deposição para quem faz transporte manual de cargas (NR 17, item 17.5.5)

Todo mês

Folha da equipe alocada e comprovantes de pagamento dos salários até o 5º dia útil do mês seguinte (CLT, art. 459, § 1º, e art. 464)
Comprovante de depósito do FGTS até o dia 20, ou extrato por empregado (Lei 8.036/1990, art. 15)
Retenção de 11% do valor bruto da nota fiscal e guia de recolhimento até o dia 20 do mês seguinte, nos serviços com cessão de mão de obra, como limpeza, conservação e zeladoria (Lei 8.212/1991, art. 31)
Eventos da equipe enviados ao eSocial (Decreto 8.373/2014)
Registros de ponto da equipe, obrigatórios acima de 20 trabalhadores no estabelecimento (CLT, art. 74, § 2º)
Comprovantes de vale-transporte, alimentação, reajustes e demais benefícios previstos para a categoria (convenção ou acordo coletivo da categoria)
CNDT, certidões fiscais e CRF atualizados (CLT, art. 642-A; IN SEGES/MP nº 5/2017)
Conferência por amostragem, sem aviso, de extratos do FGTS e contracheques de alguns profissionais, de forma que toda a equipe seja verificada ao longo de um ano (IN SEGES/MP nº 5/2017, como referência)
Registros da conferência guardados mês a mês (Lei 6.019/1974, art. 5º-A, § 5º; STF, ADPF 324)

No dia a dia e na segurança

Condições de segurança, higiene e salubridade garantidas pela contratante quando o trabalho é feito nas suas dependências (Lei 6.019/1974, art. 5º-A, § 3º)
Riscos de cada empresa que possam afetar a outra informados entre contratante e contratada (NR-1, itens 1.5.8.2 e 1.5.8.3)
Medidas de prevenção definidas em conjunto, sob coordenação da contratante, quando os riscos resultam da interação entre as atividades (NR-1, item 1.5.8.4)
Mesmas condições dos empregados próprios: refeitório, quando oferecido, transporte, atendimento médico existente no local, condições sanitárias e de segurança (Lei 6.019/1974, art. 4º-C)
Equipe trabalhando só nas atividades do contrato (Lei 6.019/1974, art. 5º-A, § 1º)
Postos ocupados nos horários combinados e faltas, férias e afastamentos cobertos pela prestadora como prevê o contrato (Lei 6.019/1974, art. 4º-A, § 1º)
Na limpeza de instalações sanitárias de uso público ou coletivo de grande circulação, adicional de insalubridade tratado pela prestadora, que é a empregadora: a súmula prevê o grau máximo nesse caso (TST, Súmula 448, II; NR-15, Anexo 14)

Onde houver carga e descarga:

Carga máxima de trabalho indicada em lugar visível em todos os equipamentos (NR 11, item 11.1.3.2)
Cabos, correntes, roldanas, ganchos e transportadores inspecionados, com peças defeituosas trocadas (NR 11, itens 11.1.3.1 e 11.1.8)
Buzina funcionando nos equipamentos motorizados (NR 11, item 11.1.7)
Máquinas com motor de combustão em local fechado e sem ventilação só com dispositivos neutralizadores (NR 11, item 11.1.10)
Ajudante na carga e descarga manual de sacos em caminhão ou vagão (NR 11, item 11.2.4)
Local de carga e descarga de sacaria coberto (NR 11, item 11.2.11)
Pilhas dentro da capacidade do piso, a pelo menos 0,50 m das estruturas laterais e sem obstruir portas, saídas e equipamentos contra incêndio (NR 11, itens 11.3.1 a 11.3.4)
Nenhuma remoção individual acima de 60 kg, com limites menores para mulheres e menores de 18 anos (CLT, arts. 198, 390 e 405, § 5º)

O que a contratante não deve fazer

Pedidos e reclamações vão para o supervisor ou preposto da prestadora, e não em ordens diretas aos profissionais (Lei 6.019/1974, art. 4º-A, § 1º; TST, Súmula 331, III; IN SEGES/MP nº 5/2017)
Folgas, compensação de jornada e escalas ficam com a prestadora, que é a empregadora; a contratante combina o resultado do serviço (Lei 6.019/1974, art. 4º-A, § 1º)
Ninguém da equipe é deslocado para tarefa fora do contrato, como da limpeza para a recepção (Lei 6.019/1974, art. 5º-A, § 1º)
Nenhum empregado é demitido para voltar como terceirizado antes de 18 meses da demissão (Lei 6.019/1974, art. 5º-D)
Dos dados pessoais da equipe, como contracheques, extratos e exames, só se pede o necessário para a conferência, guardado com acesso restrito (Lei 13.709/2018, art. 6º, III)
Vigilância patrimonial e segurança armada não são contratadas como portaria comum, só com empresa autorizada pela Polícia Federal (Lei 14.967/2024, art. 4º)

No fim do contrato

Termos de rescisão dos profissionais que trabalharam no contrato e comprovantes de pagamento (IN SEGES/MP nº 5/2017, Anexo VIII-B, como referência)
Guias de recolhimento do FGTS e da contribuição previdenciária das rescisões (IN SEGES/MP nº 5/2017, Anexo VIII-B, como referência)
Extratos do FGTS de cada empregado dispensado (IN SEGES/MP nº 5/2017, Anexo VIII-B, como referência)
Exames demissionais feitos (CLT, art. 168, II)
Registros de toda a fiscalização guardados, porque a responsabilidade cobre as verbas do período da prestação (Lei 6.019/1974, art. 5º-A, § 5º; TST, Súmula 331, VI)
Na troca de prestadora, lista da nova equipe conferida com o jurídico, em especial quem já foi empregado da contratante (Lei 6.019/1974, art. 5º-D)

Para aprofundar

Fontes

Sobre a Ellogica

A Ellogica, empresa do Grupo Novo Tempo, é a empregadora na terceirização que faz: cuida da contratação, da folha e das substituições em faltas, férias e afastamentos. A operação tem supervisão dedicada, com SLA, padronização e indicadores.

Este guia explica o que a lei e as normas dizem e não substitui a análise do seu contrato pelo jurídico da empresa.

Checklist da terceirização: o que conferir antes, durante e no fim do contrato